Como a tecnologia pode otimizar a produtividade do trabalho remoto?

Com uma 'nova' cultura de trabalho remoto, seja ele parcial ou integral, como fica a produtividade no trabalho alinhada com a qualidade de vida e bem estar das pessoas? Como a tecnologia pode nos ajudar a viver nesse modelo de maneira saudável e equilibrada?

Na DeÔnibus,  saímos de uma cultura 100% presencial para o Remote First, o que nos trouxe alguns aprendizados que compartilharei por aqui. Confira!

Comunicação e saúde das relações

Como uma das principais competências do trabalho em equipe, a comunicação interpessoal e a manutenção das relações saudáveis foram dois grandes desafios que enfrentamos nessa transição do trabalho presencial para o remoto. Não posso dizer que se perderam necessariamente, mas se tornaram ainda mais relevantes, demandando uma atenção especial.

Para superarmos essas questões, passamos a fazer alguns combinados e a utilizar ferramentas que ajudassem ao máximo nossos colaboradores a não serem tão impactados pela falta de contato adequado com as equipes:

Para uma comunicação contínua e fluida, usamos o Slack, ferramenta que centraliza a comunicação e permite chats dinâmicos com possibilidade de integração a apps/plugins de outras ferramentas de trabalho, como Drive, Jira, Zendesk, Google Calendar, entre outros. Além do chat por escrito, é possível fazer chamadas de áudio e vídeo, saindo da esfera que esbarra com espaço pessoal, como o Whatsapp.

No home office é necessário ter uma comunicação fluida e, claro, muita organização.

O Google Meets usamos para as videochamadas, não só para reuniões formais, mas também para nossos momentos de check in onde trocamos sobre assuntos desatrelados a trabalho para estreitar os laços, dar aquela leveza ao dia e o time ir se conhecendo melhor.  Casado com o Meets, adoramos usar o Kahoot nas Reuniões de Cultura, ferramenta de aprendizado por jogo que traz dinamismo e interatividade, como uma dinâmica lúdica.

Gestão do tempo e foco

Em uma cultura de trabalho remoto e cada vez mais flexível, é importante se atentar e planejar a carga de trabalho, tempo de qualidade e foco no que precisa ser feito.

Distrações pessoais como celular, redes sociais e demandas domésticas, além do excesso de trabalho para atingir a produtividade 'esperada' entram no caminho do difícil equilíbrio entre  trabalho e vida pessoal dividindo o mesmo tempo e espaço.

Para a organização de tarefas, utilizamos desde o velho e bom papel e caneta até aplicativos como o Todoist, Google Tasks, Asana, Trello – ferramentas ajudam a dar clareza do que deve ser feito diária ou semanalmente  e seguir com foco nas conclusões.

Inclusive, você não precisa de muito esforço para usá-los, a maioria dessas ferramentas estão disponíveis gratuitamente e são bastante intuitivas. Separar o que é pessoal e o que é do trabalho, o que é urgente e o que precisa de tempo e foco para ser concluído, ajuda a evitar a sensação ao final do dia de que fez um monte de coisa mas não fez nada.

Uma boa dica para aumentar sua produtividade é: se sua tarefa vai levar menos de 2 minutos, não anote, faça na hora; por exemplo: enviar uma imagem para alguém, liberar o acesso a algum arquivo.

Além disso, estabelecer o período de trabalho e pausas que dará durante a jornada é essencial para que seja protagonista de seu equilíbrio, uma vez acordado com o time, use de ferramentas para que isso vire prática.

Estipule na agenda horários de início e fim de sua jornada, assim como horários de almoço, pausas e tempos de concentração, para que sua agenda não seja ocupada totalmente por terceiros. Além disso, se ainda acha difícil se concentrar, pode usar plugins e extensões da técnica Pomodoro, por exemplo, que ajudam a focar e pausar em horários determinados de acordo com a metodologia para manter a produtividade e motivação.

Essa técnica consiste em fazer atividades 100% focado durante 25 minutos e pequenas pausas de 5 minutos e após 4 ciclos você faz um descanso maior de 15 minutos.

Não podemos falar de foco intenso e controle de tempo se temos as notificações a mil por hora nos chamando para olhar para outros assuntos. Defina e configure quando e como essas notificações vão atuar para que consiga começar e terminar suas tarefas, reuniões e estudos com qualidade sem se distrair com outras coisas que podem esperar um pouco.

Você realmente precisa receber notificação de todos os aplicativos que você tem instalado? Reflita. Para as redes sociais e aplicativos de uso pessoal, eu particularmente sigo uma linha de desativar absolutamente tudo e separo momentos intencionais por dia para me atualizar, me ajuda muito no foco e controle de ansiedade.

Separe momentos para foco completo, para que as tarefas sejam realmente finalizadas

Os próprios sistemas operacionais já contam com funcionalidades de controle de tempo em cada app, lembretes e configurações avançadas de notificações, explore.

Automatize o trabalho manual. Se você gasta muito tempo encaminhando e-mails ou fazendo alguma triagem de atividades, utilize ferramentas para isso. No Gmail, por exemplo, você pode configurar filtros onde todos os emails do remetente X devem ser encaminhados para o email Y, ou você pode também configurar para que todos os emails do remetente X sejam organizados com o marcador Y, entre outras possibilidades.

A ferramenta Zapier (com versão gratuita) faz automações incríveis integrando diversas ferramentas, como: enviar uma mensagem no slack quando chega um email específico, enviar uma mensagem no grupo do slack quando cai uma venda, acrescentar uma linha em uma planilha do Google Sheets quando determinada ação acontece, entre outras.

Trabalho em equipe coordenado e transparente

Estando longe, ninguém olha para o lado e vê o que está acontecendo, ou chama colegas no canto para saber algo pontual com facilidade. Para isso, vimos na DeÔnibus a necessidade de um trabalho mais coordenado e transparente entre todos e algumas ferramentas estão sendo essenciais para esse caminho.

A ferramenta Qulture Rocks foi um empurrão grande nessa direção: lá agendamos os rituais recorrentes, trocamos feedbacks, fazemos pesquisas e temos nosso planejamento e responsáveis por cada parte disponível, centralizado e aberto para o time todo mergulhar; além de registrar os 1:1s entre líderes, liderados pares e colegas.

O Miro nos possibilita facilitar construções em time, substituindo o post it e canetão por telas online colaborativas e frameworks pré definidos, o que torna a colaboração muito produtiva, mesmo com a distância.

Equilíbrio corpo e mente

O desafio de equilibrar trabalho com vida pessoal assim como corpo e mente se torna ainda mais urgente no trabalho remoto e vai muitíssimo além da busca por produtividade,  se tornando um fator inegociável para seguir com saúde e prezar o bem estar.

Para início, ter um ambiente adequado ergonomicamente para passar as horas de trabalho influencia diretamente na produtividade e principalmente em sua saúde. Para isso, o aplicativo Office Ergonomics (inglês) por exemplo, dá dicas e orientações sobre como montar sua estação de trabalho: altura de mesa e cadeira, postura, iluminação, ambiente e espaço, assim como outras ferramentas e conteúdo que pode ser encontrado online.

Vale entender como incluir exercícios funciona melhor para você: se no início da manhã no intervalo do almoço ou no fim do dia. O importante é manter o movimento! Para acompanhamento, relógios e apps auxiliam e ajudam a dar visibilidade de como você está indo.

Inclua exercícios na sua rotina e faça alongamentos constantes.

Para quem ainda prefere ou precisa de uma solução para fazer por conta própria, aplicativos como Freeletics, Nike Run, Down Dog ajudam a manter o movimento com versões gratuitas e práticas, para não ter desculpas.

Exercícios de respiração e meditação durante a jornada de trabalho podem ajudar no equilíbrio mental e emocional e são mais simples do que imaginamos. Aplicativos como Calm e Sattva e até playlists online no Spotify e Youtube entregam diferentes opções para você entender o que mais lhe atende com exercícios mais ou menos rápidos.

Quando falamos de auxílio emocional e psicológico, no sistema Zenklub você pode encontrar diferentes profissionais como coaches, terapeutas, psicólogos e psicoterapeutas para contratar sua sessão.

Empatia e flexibilidade para manter o bem-estar

Depois de algumas dicas de como podemos usar a tecnologia a favor da produtividade no trabalho remoto sem abrir mão do equilíbrio, é importante ressaltar que cada indivíduo vai encontrar o que melhor funciona para si, dentro de sua rotina e realidade.

• Veja Também: Home office: 150 vagas para trabalho remoto [23/11]

Em um mundo mais conectado e intermediado por telas, a empatia e flexibilidade são essenciais para a construção de relações verdadeiras e saudáveis, e a intenção na comunicação chave para que a tecnologia seja meio de facilitar vidas, e não fim.