Organize seu Gmail!

Neste artigo, você vai conferir uma série de dicas e tutoriais para manter a sua caixa de entrada do Gmail sempre organizada, enxuta e até mesmo zerada, dependendo das suas necessidades.

Portanto, se você precisa de mais praticidade em seu Gmail, fique de olho! Que comece a organização!

Filtros e regras deixam as mensagens obedientes

Este é um recurso que se tornou obrigatório em qualquer cliente de email: filtros. Eles servem para que você organize sua caixa de entrada. O Gmail, especificamente, utiliza marcadores que identificam uma mensagem com cor e título específico.  Com os filtros, além de conseguir uma caixa de entrada mais limpa, fica muito mais fácil encontrar mensagens específica.

Criar um filtro no Gmail é simples. Basta acessar as configurações e a opção “Filtros”. Então escolha os critérios que devem ser utilizados — podem ser remetente, destinatário, assunto, palavras na mensagem, com anexo, etc.

Filtros: um grande passo para organização.

Você encontra um guia completo para criar filtros no Gmail neste tutorial. Não deixe de clicar e ler.

Syphir — o filtro do Gmail ainda mais eficiente

Syphir é o nome de um serviço que melhora ainda mais os filtros do Gmail. Ele oferece opções ainda mais detalhadas para filtragem, como horário em que uma mensagem chega, número de recipientes, atraso de envio para que você veja um email exatamente quando tiver tempo, arquivo automático de mensagens após certo tempo, etc.

Um recurso interessante — e bastante produtivo — do Syphir é impedir que você receba mensagens relacionadas a Facebook, Twitter e outros critérios estabelecidos durante o expediente para não se distrair.

Syphir: os filtros do Gmail ainda melhores.

Clique aqui para acessar o Syphir e conhecer o serviço.

Caixa Prioritária

O Gmail acertou em cheio com a Caixa Prioritária, um recurso que separa o conteúdo que você considera importante. E como o Gmail sabe o que é importante para você? Com base nas configurações e na maneira como você usa o seu email.

Acesse a Caixa Prioritária através das configurações do Gmail. Em seguida, vale a pena configurar o serviço. Aproveite e leia os tutoriais “Como usar a caixa prioritária do Gmail” e “8 dicas para usar a caixa prioritária do Gmail”. Com eles, você terá uma boa base de como funciona o recurso.

Destaque as mensagens não lidas

Uma medida simples que facilita a visualização das mensagens é filtrar apenas aquelas ainda não lidas, destacando-as de outras mensagens da caixa de entrada. Na barra de ferramentas, basta abrir o menu e clicar em “Não lidas”.

Destaque as mensagens não-lidas.

Essa ação não remove as mensagens já conferidas da visualização do Gmail.

Spam bom é spam morto

Pouco ou nada se aproveita de spam, a praga dos emails. Mais de 200 milhões de mensagens referentes à venda de medicamentos ilegais são enviadas todos os dias, só como exemplo, e eles também sempre oferecem o risco de cair em armadilhas virtuais.

É impossível evitar que 100% dos spams passem longe da sua caixa de entrada, mas algumas medidas simples podem diminuir a ocorrência deles de maneira significativa. Denunciar mensagens, criar filtros, tomar cuidado ao encaminhar são algumas dicas.

Confira o artigo “Dicas para reduzir o spam na caixa de entrada do email” e saiba como se proteger dos spams.

Leu? Faça! Transforme mensagens em tarefas

É muito comum receber emails com instruções para fazermos algo, ou até mesmo listas de afazeres. Uma maneira de não acumular esse tipo de mensagem na caixa de entrada e não correr o risco de perder alguma tarefa importante no meio de várias mensagens é transformar emails em tarefas do Gmail Tasks.

Para isso, dentro de uma mensagem, clique em “Mais Ações” e na opção “Adicionar às Tarefas”. O Gmail então abre a sua lista de tarefas, onde é possível organizar o que você precisa fazer.

Transforme mensagens em tarefas.

Uma mensagem enviada para a sua lista de tarefas pode ser excluída da caixa de entrada, você não a perde. É uma maneira interessante de manter cada coisa em seu lugar.

Limpeza é sempre bom

A capacidade do Gmail é enorme, mas nada impede que você faça uma limpeza em conteúdos específicos para ganhar espaço e também mantenha sua caixa de entrada em dia. Como percorrer as mensagens pode ser cansativo, uma dica é pesquisar por conteúdos específicos.

Por exemplo, ao buscar por “has:attachment”, são listadas todas as mensagens com arquivos anexos.

É possível especificar ainda mais através da extensão dos arquivos. Por exemplo, para localizar mensagens com vídeos, busque por “filename:avi” ou “filename:mov”. Enfim, basta especificar a extensão.

Use a busca!

Clique aqui e leia um guia com truques para usar melhor a busca do Gmail.

Find Big Mail

O Find Big Mail é um serviço que automatiza o processo. Ele vasculha sua conta (por isso você precisa permitir o acesso dele a sua conta) e depois utiliza marcadores para organizar as mensagens conforme o tamanho delas, como você confere abaixo:

Find Big Mail organiza sua caixa de entrada pelo tamanho das mensagens.

Clique aqui para acessar o Find Big Mail.

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Estas foram algumas dicas para você reduzir e até mesmo zerar a sua caixa de entrada. Esperamos ter ajudado você. Até a próxima.

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