Confira 10 dicas para deixar sua caixa de entrada organizada

Apesar das facilidades do mundo conectado e seus aplicativos, muita gente ainda precisa se munir do bom e velho e-mail. Democrático, de fácil assimilação e muito prático, a plataforma está disponível por diversos provedores diferentes, porém todos contam com uma funcionalidade bem parecida. Porém, se a sua caixa de entrada está bagunçada, é bom ficar atento às dicas encontradas neste texto para deixá-la mais organizada e prática.

O Gmail, provedor de e-mails do Google, tem diversos recursos gratuitos para manter tudo com facilidade de acesso. Na plataforma, pode-se usar marcadores, personalizar filtros e também criar e programar e-mails para tarefas específicas, tudo isso em uma mesma conta. O Gmail ainda traz 15 GB de espaço disponível para o usuário. Portanto, confira agora 10 dicas importantes para manter sua caixa de entrada organizada e eficiente.

Marcadores e filtros automatizados

Uma das funcionalidades do Gmail é a autonomia para organização da caixa de entrada, arquivando automaticamente os e-mails recebidos. Para isso, basta criar filtros de exclusão automática, marcar com estrela os e-mails importantes e também manter determinados tipos de mensagem fora da pasta de Spam, aquelas mensagens indesejadas. Arraste os e-mails que foram reconhecidos como Spam para a caixa de entrada e selecione a opção de padronizar o recebimento deles em uma determinada pasta de seu e-mail.

Marcadores personalizados

É importante também que sejam aplicados marcadores nas mensagens recebidas. Você pode personalizar esses e-mails como "Trabalho", “Faculdade”, entre outros, além de fazer nichos específicos para suas principais necessidades. Essa funcionalidade também permite ao usuário que crie um filtro para marcar e remover automaticamente mensagens da sua caixa de entrada, seja para excluí-las definitivamente ou para visualizá-las em outro momento mais adequado.

Priorize e-mails importantes

Existe um recurso no Gmail chamado "Caixa Prioritária", o qual organiza de forma sistemática suas mensagens mais importantes. Esse recurso, além de separá-las automaticamente, também divide sua caixa em três seções: "Importantes e não lidas", "Com estrela" e "Todas as demais", prevendo, também, e-mails que sejam importantes para você.

Monitore tarefas importantes em uma lista

Para ter uma maior praticidade em seu e-mail, utilize a funcionalidade "Tarefas no Gmail" para organizar e priorizar seus principais trabalhos e atividades. Dessa forma, você conseguirá converter e-mails em uma lista de tarefas organizadas, sendo possível agendar e marcar como concluídas ao finalizar os processos.

Utilize respostas prontas

Além da assinatura de e-mail personalizada, disponível na plataforma, também é possível economizar seu tempo criando mensagens automáticas para situações específicas. Você consegue selecionar palavras-chave e, quando enviar e-mails com conteúdo similar, poderá usar seus modelos de resposta padrão.

Ignore conversas de e-mail irrelevantes

Você também consegue arquivar mensagens que são julgadas como irrelevantes e que lotam sua caixa de entrada. Ignorando e arquivando esse tipo de e-mail, ele terá suas futuras respostas automaticamente jogadas na pasta de "Arquivo Morto", sendo necessário revê-lo apenas quando você desejar.

Descubra quando alguém leu sua mensagem

Com o provedor de e-mails do Google é possível saber quando alguém o leu, por meio da confirmação de leitura. Esse recurso é interessante para quando você está enviando algo muito importante e precisa de pelo menos uma resposta rápida. Configure sua mensagem para a confirmação de leitura e você receberá uma notificação quando a pessoa abrir a mensagem.

Utilize os atalhos do teclado

Quem gosta de praticidade vai adorar saber que o Gmail tem uma série de atalhos eficientes no teclado que podem ajudar muito a fazer várias coisas sem ter que recorrer ao mouse em todos os momentos. É possível escrever (negrito B, itálico I), enviar e categorizar e-mails, além de inserir links (CTRL + K), formatações e muitas outras ações com esses atalhos.

Use endereços de e-mail diferentes para tarefas específicas

As funcionalidades do Gmail também permitem ao usuário a criação de novas contas sem ter que necessariamente criar uma nova conta. Para diversificar as tarefas de seu e-mail basta adicionar um sinal de adição (+) e qualquer palavras antes da @ no seu endereço de e-mail. Com isso você poderá ter uma infinidade de e-mails que poderão ser utilizados para segmentar suas necessidades.

Cancele o envio de mensagens

Para finalizar, não se desespere. Se você acidentalmente enviou um e-mail sem anexar os arquivos necessários ou esqueceu algum detalhe importante saiba que terá 30 segundos para cancelar a mensagem que acabou de enviar. Basta ativar o recurso "Cancelar envio" do Gmail.