Tanto na faculdade quanto no ambiente de trabalho, deparamo-nos com apresentações de trabalhos e projetos e, na maioria das vezes, o conteúdo dessas apresentações é todo estruturado no PowerPoint – um dos aplicativos mais complexos da suíte Microsoft Office. O problema que muitos encontram é o de como elaborar uma pequena estratégia que possibilite a estruturação perfeita do conteúdo.

Porém, não existe uma “receita de bolo”, até pelo fato de cada apresentação ser única e diferente. Entretanto, regras e dicas gerais podem ser apontadas. Para tanto, vamos apontar alguns toques que devem ser levados em consideração no momento da criação das apresentações.

Em primeiro lugar: faça um planejamento da sua apresentação

Planeje sua apresentação.Assim como tudo o que você projeta em sua vida, uma apresentação bem-feita deve ser planejada com antecedência (e não pense que montando seu PowerPoint um dia antes da apresentação você será 100% bem-sucedido). Esta é a etapa principal do processo de elaboração de apresentações.

Pode parecer estranho e antiquado, mas pegue um papel e caneta e faça as anotações de tudo o que você pretende colocar na apresentação. Divida os assuntos e agrupe-os de acordo com as relações possíveis. Deste modo, você poderá começar a estruturar a melhor seqüencia para explanar o conteúdo aos seus expectadores. Pense como um comunicador, definindo as informações importantes e a mensagem que você deseja passar com sua apresentação.

Quanto menos, melhor!

Evite exageros tanto no número de slides (para não fazer com que as pessoas que estejam assistindo a sua apresentação durmam) quanto na quantidade de informações apresentadas (para não embaralhar a cabeça de quem estiver assistindo). Uma boa dica é utilizar mais imagens a textos, pois ilustrações facilitam o aprendizado, sendo mais fáceis de serem “lembradas”. Com isso, você pode fazer relações e interagir com sua platéia.

Não faça sua platéia dormir!

Textos longos? Jamais!

Em primeiro lugar lembre-se: quem está assistindo a apresentação sabe ler. Chega a ser até chato quando alguém dirige-se a um palco e simplesmente faz uma leitura dos slides. Se for levado à risca, essa atitude soa como um desrespeito com os expectadores e total falta de preparação do palestrante.

Condensação de informações é o principal. Use tópicos com poucas palavras, servindo como base para o que você precisa explicar. Palavras-chave são essenciais na estruturação dos slides, afinal de contas, você domina o assunto, logo precisa apenas de uma dica para não esquecer o tópico a ser tratado. Sendo assim, não leve papéis com anotações. Caso você fique nervoso, poderá começar a tremer... Logo, vai ficar feio segurar uma folha que praticamente tem vida própria.

Músicas e vídeos deixam, realmente, a apresentação interativa, mas tenha cuidado para não extrapolar. O importante é o envio da sua mensagem, ou seja, o SEU tema. Shows de luzes e músicas de fundo podem ser dispensados — exceto se você viver de shows, é claro.

Poluição visual? Fuja!

Tudo o que você insere no slide deve ser comentado. Partindo disso, evite colocar tabelas muito grandes, pois todos os dados devem ser explicados (imagine o tempo exorbitante que isso levaria). Como já foi dito, imagens são importantes, contudo é necessário que elas sejam bem visíveis e claras. Um gráfico com dados ilegíveis é tão inútil quanto aqueles textos gigantescos que dão sono. O tipo de letra usado e cores de fundo é primordial. Fundo amarelo com letra cor-de-rosa realmente não combinam!

Ninguém vai conseguir ler isso.

Além disso, fonte com muito detalhes não são interessantes, por dificultarem a leitura e, em alguns casos, por serem incompatíveis com o Office em que a apresentação é feita — isso é comum em faculdades, já que você prepara o PowerPoint em casa e usa as máquinas da instituição de ensino para apresentá-las. O ideal é o básico: tipo de fonte Arial, que acaba ficando suave e facilita a leitura com cores de fundo sem muito exagero. É interessante fazer um teste antes da apresentação na sala que será utilizada. Assim, você pode ter noção de como a platéia visualizará o conteúdo de sua palestra.

Atenção ao conteúdo

Ok, tudo muito bonito, cores suaves, estruturação legal... E no meio de um tópico um erro absurdo de ortografia ou concordância. Tudo por água abaixo! Revise, leia, releia seu texto. Normalmente, quando você termina de escrever algo, ao revisá-lo na seqüencia alguns erros podem passar despercebidos, já que você ainda imagina que escreveu algo mesmo que não tenha escrito. Fique tranquilo, isso acontece com muitas pessoas, por isso faça uma pause, tome um cafezinho e retorne a revisão.

Aqui foram apenas algumas dicas para você começar ou melhor ainda mais suas apresentações de PowerPoint que, bem estruturado, é o primeiro passo para um resultado bem-sucedido.

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