11 dicas para não deixar que sua empresa entre no vermelho

Empreender não é uma tarefa fácil, pois demanda uma série de responsabilidades para manter as contas, folha de pagamento e despesas tributárias em dia. E alcançar o sucesso nesse caso demanda não somente a gestão operacional de um negócio, mas também seu pleno controle financeiro de maneira geral.

Um erro muito comum de quem decide embarcar no mundo empresarial é deixar de lado esse aspecto tão sensível e importante. O resultado aqui pode ser negativo e tentar consertar um erro nesse sentido pode não surtir efeitos no futuro. Para garantir o alcance de metas, expansões e o tão sonhado lucro, é preciso muito planejamento e organização financeira.

Pensando nisso, selecionamos 11 dicas práticas para não deixar sua empresa entrar no vermelho. Confira!

1. Faça um planejamento realista de suas metas

Definir suas metas presentes e futuras (curto e longo prazo) são essenciais para desenvolver e manter a gestão de sua empresa sob controle. Para isso, é necessário produzir um planejamento que tenha esses detalhes em cada período. Aqui é possível usar o método SMART, que será capaz de tornar esse processo ainda mais eficiente:

• S (Specific/específico) — para identificar sua meta e torná-la específica, é preciso ter em mente onde, como, quando e por que/quem ela poderá ser alcançada.
• M (Mensurable/mensurável) — ela deverá também ser mensurável. Para isso, você pode usar alguns indicativos de porcentagem em um certo período (aumentar em 15% o número de vendas em 3 meses, por exemplo).
• A (Attainable/atingível) — determina como sua meta poderá ser atingida em um cenário realista. Nesse caso, usar histórico de vendas ou bater um papo com outros empreendedores pode fazer diferença.
• R (Relevante/relevante) — uma simples pergunta e sua resposta resumem este tópico: “qual a relevância da minha meta?”.
• T (Time based/temporal) — sua meta também de ser planejada para ser cumprida em um determinado tempo ou período, como dito acima.

2. Tenha um capital de giro

“Quero abrir meu negócio, o que devo fazer?” Essa é uma pergunta comum e que todo futuro empreendedor já fez em algum momento. Junto a um bom plano financeiro e de negócios, você precisará com certeza de um capital giro para começar. Ele é nada mais do que aquele valor que irá cobrir todas as despesas importantes de uma empresa.

Mesmo que inicialmente você não tenha funcionários, é preciso estar muito ciente de todos os gastos necessários para mantê-la em dia — tributos, suprimentos, matérias-primas, despesas básicas (luz, telefone, internet), etc. Esse inclusive é dos erros mais cometidos por iniciantes, que ao negligenciar esses aspectos acabam fechando as portas rapidamente.

3. Faça projeções financeiras

As projeções financeiras servirão como suporte para o seu planejamento, pois é nesse tipo de material que será possível estabelecer possíveis cenários de suas metas. Geralmente nele constam detalhes como:

• Despesas fixas e indiretas
• Receitas
• Fluxo de caixa
• Impostos
• Investimentos
• Faturamentos
• Lucros

É importante sempre organizar e arquivar as projeções financeiras, já que elas poderão ajudar a identificar padrões e influenciar futuras tomadas de decisão.

4. Registre e acompanhe seus gastos

Assim como planejar e projetar dados financeiros, é preciso também observá-los com certa regularidade. Para isso, é preciso criar planilhas para registrar gastos semanais ou mensais de maneira geral, desde os mínimos até os maiores ou obrigatórios. Assim você terá uma visão ampla do que realmente é necessário e o que precisa ser eliminado de seu orçamento.

Lembre-se de que pequenas movimentações podem virar algo muito maior ao longo do tempo e, assim, devem comprometer suas metas ou impedir que novos investimentos sejam feitos. Logo, a premissa básica aqui é: “eu preciso mesmo disso?”.

5. Explore indicadores importantes

Embora pareça algo chato ou complexo, alguns indicadores básicos podem ajudar você a compreender e identificar quando uma despesa é necessária ou não. Veja dois exemplos importantes:

ROI (Retorno sobre Investimentos)

O ROI é nada mais do que a analisar se determinado investimento realizado pela empresa trouxe algum retorno financeiro. Esse tipo de indicador é muito usado, por exemplo, na área de Marketing para verificar se determinada ação/promoção resultou em mais vendas ou aumentou o número de clientes.

Margem Líquida (ML)

A ML permite que você saiba seu lucro real em relação ao montante faturado pela empresa em um período. Para isso, você deverá dividir o lucro líquido pela receita geral arrecadada e multiplicar o valor resultante por 100.

Por exemplo: uma loja de eletrônicos vendeu R$ 30 mil no mês e gastou o total de R$ 15 mil com funcionários, aquisições e outras despesas operacionais/tributárias. Assim sobraram R$ 15 mil de lucro líquido. De modo prático, teríamos a seguinte fórmula:

(15 mil/30 mil) 100

0,5 x 100 = 50

A cada R$ 100, você obtém R$ 50 de lucro.

6. Mantenha documentos importantes organizados

Assim como nossa casa, uma empresa deve ser mantida em plena organização. Isso diz respeito especialmente à parte documental, que costuma ser acessada com certa frequência por motivos burocráticos. Afinal de contas, um negócio que deseja continuar saudável e em pleno crescimento é que aquele que cumpre todas as suas obrigações em dia.

Isso inclui questões tributárias/legais, despesas obrigatórias, manutenções, folhas de pagamento, dentre outros. Para garantir tudo isso, é preciso ter fácil acesso a notas fiscais, contas a pagar e outros documentos essenciais. Distribui-los em pastas específicas (online e físicas), conforme suas características principais, é o primeiro caminho.

7. Acompanhe o desempenho de seu negócio

Depois de ter tudo organizado e em operação, é hora de acompanhar o desempenho de sua empresa. Essa avaliação deve incluir cada um de seus setores e deve ser feita de preferência em alguns períodos (trimestral, semestral e anual), para que seja possível determinar o que tem funcionado ou não e quais devem ser os próximos passos. Isso é extremamente importante, pois irá estipular mudanças, como: investimentos, contratações, expansões, ações de promoção e até mesmo cortes.

8. Busque ajuda de um especialista, se necessário

Mais uma dica importante para empresas que desejam se manter firmes é a possibilidade de buscar algumas consultorias. Mesmo que muitas vezes você estude muito e se emprenhe para fazer o melhor para o seu negócio, nem sempre será capaz de sanar todos os problemas ou necessidades que surgirem.

É aí que entra a possibilidade de contratar um serviço de consultoria especializada. Isso é ainda mais indicado se você é um empreendedor iniciante e não tem condição de contratar alguns profissionais. Dessa forma, você pode considerar serviços das seguintes áreas:

• Financeira ou contábil
• Marketing
• Gestão e negócios
• Tributária e legal
• Economia e investimentos

9. Seja paciente

Administrar uma empresa, em especial quanto à parte financeira, não é nada fácil. Mas “com grandes poderes vêm grandes responsabilidades”, não é? Por isso mesmo, mantenha-se paciente e procure cumprir as dicas apresentadas aqui. Logo vale muito a pena ter uma agenda própria para organizar suas tarefas diárias e até mesmo para situações que devem acontecer depois de alguns meses (como novas projeções, novos planejamentos, novas ações promocionais...). Uma vida organizada com certeza se reflete em uma vida financeira saudável.

10. Tenha disciplina

Assim como ter paciência, ter disciplina financeira é essencial. Isso está intimamente ligado à ideia de não querer “colocar o carro na frente dos bois”. Muitas vezes, empreendedores de primeira viagem querem acelerar tudo e alcançar metas de maneira muito rápida.

Desse modo, acabam fazendo empréstimos ou investindo dinheiro em coisas que poderiam esperar um pouco mais de tempo ou que são simplesmente desnecessárias. Faça planejamentos, projeções e acompanhamentos sempre com o pé no chão e saberá bem o momento certo de agir nesses casos.

11. Use um software para automatizar sua gestão financeira

Quando o assunto são finanças e parte tributária todo cuidado é pouco, pois qualquer deslize pode ser fatal. Nesse sentido, é necessário ter em mãos tecnologias que venham facilitar o acompanhamento rápido desses dados. Um bom exemplo disso é o software VHSYS, um sistema integrado de gestão que inclui:

• Emissor de nota fiscal;
• Controle financeiro;
• Gestão de vendas;
• Organização de estoque.

A principal vantagem dessa solução é ter acesso a relatórios atualizados de sua empresa via app ou computador, ou seja, em qualquer hora e lugar. A VHSYS ainda oferece opções de planos para negócios de todos os portes a partir de R$ 59,94. Também é possível testar o sistema por 7 dias gratuitamente sem a necessidade de informar dados bancários ou de cartão de crédito. Saiba mais aqui.