Com a crescente evolução da tecnologia em nosso cotidiano, para usuários de internet e redes uma das maiores preocupações está relacionada à segurança e proteção de dados armazenados dentro de arquivos e documentos contidos em um computador.

O rápido crescimento e a popularização da internet trouxe consigo infinitas possibilidades que facilitam nossa vida. Hoje não precisamos mais nos deslocar para efetuar diversos serviços, pois eles estão ao alcance de um clique, porém, por outro lado,veio acompanhada pela crescente preocupação com privacidade de dados.

Assim como as redes facilitam em muito com o fato de programas e documentos poderem ser compartilhados por vários usuários, mas como no caso acima, essa mesma facilidade pode tornar-se um aspecto negativo visto que se não controlado de forma correta um documento pode cair nas mãos de alguém que não deveria visualizá-lo.

Abaixo segue um breve manual de como prevenir que seus documentos e arquivos dentro do Microsoft Office 2007 venham a ser abertos por pessoas sem autorização.

- Para evitar alteração de conteúdo.

Dentro da aba “Revisão”, dentro da opção “Proteger”, selecione o botão “Proteger Documento” e, em seguida será aberta a guia “Restringir Formatação e Edição”. Então no menu “Proteger Documento”, em “Restrições de formatação”, marque a caixa de seleção “Limitar formatação a uma seleção de estilos” e, em seguida, clique em “Configurações...” para especificar os estilos que um usuário poderá pode aplicar ou alterar.

Em “Restrições de edição”, marque a caixa de seleção “Permitir apenas este tipo de alteração no documento”. O programa disponibilizará uma caixas de edição com quatro opções de alterações. Na opção “Exceções” você poderá adicionar usuários que poderão alterar livremente o documento. Então basta clicar em “Sim, Aplicar Proteção”.

Para atribuir uma senha ao documento (assim, somente usuários que tenham posse desta poderão remover a proteção), digite-a na caixa “Digite a nova senha (opcional)”. Se você optar por não usar senha, todos os usuários poderão alterar as restrições de edição.

- Protegendo Documentos por meio de criptografia.

Esta opção está disponível apenas no Access, Excel, Word e PowerPoint. Para acessá-la utilize o  botão “Office” no menu “Preparar” e em seguida “Criptografar Documento”. O programa então solicitará uma senha e pedirá a confirmação da mesma logo em seguida. Quando você for salvar o documento ele oferecerá a opção de deixá-lo no formato XML para aumentar a segurança (porém se esta opção for selecionada, poderão ocorrer algumas mudanças no layout do documento).

- Opções da Central de Confiabilidade.

No Office 2007, utilizando o botão “Office” no menu “Opções” e “Central de confiabilidade” e “Configurações da Central de Confiabilidade...”, você poderá acessar diversas configurações de segurança.

A opção “Editores confiáveis” oferece mais um meio de controlar macros e controles criados por “editores” e assinados digitalmente. Quando o usuário tenta executar um deles, abre-se um alerta de segurança com opções.

Em “Locais confiáveis” você pode informar quais pastas de seu disco rígido ou rede contém documentos confiáveis e para acrescentar uma pasta, basta selecionar “Locais confiáveis”, clicar no botão “Adicionar novo local” e incluir a pasta desejada.

“Suplementos” permite criar restrições aos suplementos (programas que adicionam diferentes funcionalidades aos aplicativos Office) mas que podem conter programas maliciosos ou algum tipo de incompatibilidade.

“Configurações do ActiveX” e “Configurações de Macro” controlam a execução de macros e controles ActiveX. Estas são rotinas executadas nos aplicativos Office, feitas com o intuito de automatizar tarefas e que podem ser utilizadas para invadir computadores ou inserir vírus.

Ainda estão disponíveis diversas configurações, mais particulares de usuário para usuário nas guias “Barra de Mensagens” e “Opções de privacidade”.

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