Tome cuidados com a circulação de emails em sua empresa

É praticamente impossível evitar a troca de mensagens eletrônicas dentro de um ambiente de trabalho. Em alguns casos elas fazem parte da rotina de um escritório, em outros ela é apenas um passatempo dos funcionários.

Geralmente estas mensagens são encaminhadas a um grande número de pessoas, o que sempre exige atenção redobrada. Primeiro para não encher a caixa de entrada de alguém à toa; segundo para que conteúdos inadequados não caiam em mãos erradas. Para ser curto e grosso: para que aquela piadinha de chefe não chegue ao endereço do próprio!

Essas dicas foram pensadas especialmente em um ambiente de trabalho para que você aproveite melhor esse meio de comunicação, mas podem ser muito bem aplicadas sempre que você encaminhar uma mensagem.

"Querido email, hoje estou triste..."

Em primeiro lugar, se o seu email pessoal não deve ser considerado um diário com informações e segredos íntimos, por que seu email em uma empresa deve ser? Evite enviar detalhes de sua vida para um grupo grande de destinatários. A regra é simples: se você não quer ver aquela sua foto comprometedora em uma seleção “O Pior da Net”, valorize sua privacidade.

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É uma pena que o uso da internet virou sinônimo de anarquia da língua. É triste a quantidade de neologismos, erros e a banalização de regras básicas do idioma que se encontra em blogs, sites de relacionamento e muitos outros. Mesmo que o clima seja informal, valorize o português.

Isso não significa elaborar sentenças e construir textos machadianos. Significa pontuar corretamente, acentuar palavras, iniciar frases com maiúsculas (acredite, este lembrete não é um exagero). Em resumo: pense bem antes de escrever aquele parágrafo com uma única frase e nenhuma vírgula. Sua simpática professora de português do primário agradece.

Contém ironia

Ainda neste sentido, tome cuidado ao tentar adaptar frases e falas de situações do cotidiano para o contexto escrito. Sarcasmos e ironias funcionam bem com certa interpretação, a qual não é sempre conseguida na mesma medida quando escrita. A compreensão de uma ironia é comprometida sem o devido cuidado.

"O chefe é muito mala, não?"

Quanto ao conteúdo, tenha em mente que nem tudo deve ser levantado, comentado e discutido via email. Casos de desavenças, por exemplo, dão a impressão de que o email está sendo utilizado como um programa daqueles “Casos da Vida” para o público, que acaba sendo todos os outros colegas. Lembre-se que seu chefe não é a Márcia Goldschmidt e os problemas da empresa não precisam deste ibope.

Isso também vale para comentários negativos sobre qualquer funcionário e, principalmente, sobre superiores e executivos. A mensagem ser repassada “acidentalmente” para os assuntos em questão.

Da mesma maneira, é extremamente deselegante criticar o desempenho de colegas e subordinados. Estes assuntos geram preocupação excessiva e muitos boatos também. Salários, premiações e promoções nem se fala.

"E aquela empresinha lá?"

Se sua empresa está desenvolvendo um produto espetacular, deixe para que tudo seja divulgado no momento certo e através dos veículos adequados. Detalhes de tendência de produtos são protegidos e não devem ser divulgados à toa.

Concorrência também pode gerar problemas, ainda mais se mentiras circularem pela caixa de entrada de muitos funcionários. Calúnias sobre empresas concorrentes são um prato cheio para uma refeição repleta de problemas na justiça.

Portanto, tome cuidado com o que você escreve para emails comerciais e de comunicação interna. Este é um cuidado que deve sempre ser considerado quando a mensagem envolve múltiplos recipientes. Tenha um bom ambiente de trabalho.