Reduzindo documentos do Word 2007

Veja como reduzir o espaço ocupado pelo seu texto.
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Por Oliver Hautsch em 27 de Outubro de 2008

Quantas vezes, enquanto utilizava o Word, seu texto insistiu em “cair” para a segunda página? Às vezes precisamos redigir algo rapidamente para ser impresso ou apresentado para alguém. Porém, documentos rápidos não podem ser muito extensos, pois a pessoa que lerá, provavelmente não vai querer, ou poder, visualizar mais que uma página.

Para não precisar fazer várias tentativas para reduzir o tamanho do documento, o Word 2007 possui uma ferramenta que faz isso automaticamente, com um clique do mouse — dependendo da extensão atual do documento. Assim, você não precisa fazer alterações mais drásticas, que demorariam muito mais.

Rápido como um clique

A função de redução a uma página está disponível na área de visualização de impressão. Para acessá-la, basta clicar no menu principal (através do botão com desenho do logotipo do Office), apontar para “Imprimir” e clicar na opção “Visualização de Impressão”. A tela se modificará, bem como a faixa de opções. No grupo “Visualizar”, há um botão chamado “Reduzir uma página.” Clique nele para que o Word tente fazer com que todo o seu texto caiba em uma só página. Perceba que o programa fará isso reduzindo o tamanho da fonte. Caso você clique no botão “Reduzir uma página” e ainda assim o documento permaneça com duas, clique novamente para que o programa reduza a fonte ainda mais.

Botão para reduzir o documento para uma só pagina

Você pode utilizar essa função quantas vezes quiser. Porém, se o documento for muito extenso, a redução excessiva da fonte pode tornar impossível a leitura do texto. O próprio Word percebe isso e mostra um aviso informando que não é possível que o seu documento ocupe somente uma página. Se mesmo assim você ainda quiser que seu texto não vá para a página seguinte, há maneiras menos rápidas de fazer com que tudo caiba na primeira.

Outras formas de redução

Além do tamanho da fonte, você pode reduzir o espaçamento entre as linhas e parágrafos do texto, para que ele seja condensado e ocupe menos espaço. Outra opção muito útil é reduzir o tamanho das margens, fazendo assim com que caibam mais palavras dentro de cada linha.

Para reduzir o espaçamento entre cada linha, selecione todo o texto do documento e clique no botão “Espaçamento entre linhas”, que fica no grupo “Parágrafo”. O espaçamento padrão é 1,15 e abaixo disso o menu só mostra a opção de 1,0 de espaçamento, mas você mesmo pode definir o tamanho que quiser, clicando em “Opções de Espaçamento de Linha”. A janela que se abre possui várias formas de alterar o espaçamento, para que mais conteúdo possa caber dentro do parágrafo.

Janela de ajuste de espaçamento de parágrafo

No campo “Recuo” você pode definir números negativos para as margens direita e esquerda. Perceba que ao fazer isso, a caixa de visualização mostra como seu texto ficará em relação ao que era. O campo “Espaçamento” tem opções para que você reduza o tamanho do espaço entre cada parágrafo. Reduza o tamanho do espaçamento que vem depois do parágrafo para deixar seu documento ainda mais enxuto. Outra alternativa é reduzir o espaçamento entre linhas, também no campo “Espaçamento”.

Por padrão, o Word 2007 “pula” uma linha quando você tecla ENTER. Dentro do grupo “Estilo”, existe a opção “Sem espaçamento”, que retira todas as linhas extras do texto selecionado. Para selecioná-la, clique no botão que fica ao lado do estilo “Normal”. Veja que, quando você passa o mouse sobre o botão, o Word já faz a alteração para que você possa ver como o texto ficará.

Clique para retirar os espaços entre os parágrafos

Opções para reduzir o tamanho do seu documento não faltam. Cabe a você, verificar qual é mais indicado para o seu texto, de acordo com a sua necessidade. Não adianta tentar reduzir demais as opções mostradas, pois isso faria com que a leitura fosse prejudicada. Também não há como fazer com que um documento de 3 ou mais páginas possa caber em uma só, sem alterá-lo de forma que deprecie a visualização e a estética do arquivo.



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