Dicas para usar melhor o Word 2007

Fique fera na utilização do Word 2007 e produza documentos mais rapidamente, sem sofrimento.
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Por Oliver Hautsch em 7 de Janeiro de 2009

Quem está acostumado (ou não) a trabalhar com o Word, não costuma ter todo o tempo do mundo disponível para descobrir as funcionalidades de versões recentemente lançadas. Apesar de o Office 2007 já ter estar caminhando para o seu segundo aniversário, muitas pessoas ainda não migraram de versões anteriores, como 2003, XP e até a 97. O intuito deste artigo é ajudar você a usar melhor o que a versão 2007 tem para oferecer, ganhando assim tempo e aumentando o seu conhecimento em relação ao aplicativo.

A primeira dica é imprimir ou salvar este artigo nos seus favoritos, para que você o tenha sempre à mão, até que fique completamente habituado às funções do Word 2007 e a nova maneira com que ele dispõe as ferramentas.

Adaptação

Seta Se você está migrando agora de uma versão anterior para o Word 2007, fique atento à guia “Início”, da faixa de opções. Os comandos mais comuns para as tarefas do seu dia-a-dia estão nessa guia, o que dispensa a constante procura pelo comando que você quer executar, como acontecia muito nos antecessores do Word 2007.

Seta A faixa de opções tem um sistema “inteligente”. Por exemplo: se você adicionar uma tabela ou imagem, aparecerá uma nova guia em destaque na faixa de opções, contendo comandos adicionais que podem ser usados para editar o objeto que você acabou de criar.

Seta Caso você não se adapte tão facilmente ao novo modo de trabalho do Word 2007, é possível abrir as janelas clássicas clicando na seta que fica à direita do nome do grupo, conforme a imagem abaixo:

Abrindo as janelas clássicas.

Veja que, clicando na área indicada na imagem, você poderá abrir a janela de formatação de fonte. Perceba que nem todos os grupos possuem opções adicionais e, portanto, não exibirão a seta (como o grupo “Edição”, por exemplo).

Seta Monitores pequenos acabam tendo boa parte de sua tela ocupada pela faixa de opções. Assim como a barra de tarefas do Windows, você pode fazer com que a faixa de opções do Office só apareça quando for clicada. Para tanto, clique com o botão direito do mouse sobre uma área da faixa de opções que não contenha botões e selecione a opção “Minimizar a Faixa de Opções”.

Ocultando a faixa de opções.

Veja como o visual do programa fica mais limpo dessa forma. Para voltar a faixa de opções ao normal, repita o procedimento mostrado acima.

Faixa de opções minimizada.

Seta Lembra que nos Offices anteriores aos 2007 havia um ícone de impressora, para que o documento fosse enviado rapidamente para a impressora? Na versão 2007, este ícone foi retirado, mas se você preferia que ele estivesse, é possível adicioná-lo no topo da janela, juntamente com os comandos de Salvar, desfazer e refazer.

Inserindo botões de acesso rápido.

Clique na pequena seta, conforme a imagem acima e selecione a opção “Impressão rápida”. O botão de impressora será exibido para que você imprima sem precisar definir inúmeros parâmetros. Se quiser, você também pode adicionar qualquer outro comando a essa área da janela, basta selecionar no menu, ou clicar na opção “Mais Comandos...”.

Formatação

Seta Elementos do Word que podem ter estilos aplicados, como texto ou tabelas, têm um sistema de pré-visualização. Sempre que você quiser aplicar um estilo, basta selecionar o texto ou elemento desejado e passar o mouse sobre os vários estilos disponíveis.

Seleção de texto pronta para receber um estilo.

Quando fizer isso, o Word automaticamente alterará o visual da seleção para o estilo que você está com o mouse em cima. Essa ferramenta é particularmente útil para ganhar tempo, já que você não precisa mais aplicar, um a um, todos os estilos até achar o que mais agrada.

Passe o mouse sobre os estilos para visualizá-los.

Seta Alguns usuários costumam formatar de uma forma personalizada os documentos que produzem. Porém, o Word tem um padrão de formatação que sempre será o mesmo, a menos que você mude o modelo do documento padrão. Caso você queira que o Word sempre deixe a fonte Verdana, tamanho 10, clique na seta que fica ao lado do nome do grupo “Fonte”, para exibir a janela de formatação de fonte.

Altere as opções que quiser e clique no botão “Padrão”. O Word perguntará se você quer que todos os documentos baseados no modelo padrão passem a ser criados já com as alterações. Clique em “Sim” e repita o procedimento para outros atributos, como parágrafos justificados e espaçamento entre linhas.

*Sempre que você ver o botão “Padrão...” em uma caixa de diálogo, é porque existe a possibilidade de tornar padrão as opções selecionadas por você naquela janela.

Seta Você deve saber que, se precisar enviar um documento do Word para alguém, deve usar fontes comuns, pois se aquelas que você usou não estiverem instaladas no outro computador, o Word as substituirá por fontes padrão. Isso impede você de incrementar visualmente seu documento, certo? Errado! No Word 2007, você pode incorporar as usadas no documento quando salvá-lo, para que ele seja exibido corretamente em qualquer computador que for aberto.

Confusão de fontes, nunca mais.Clique no botão com o símbolo do Office, depois em “Opções do Word”. No item “Salvar”, marque a opção “Incorporar fontes no arquivo” e “Incorporar somente os caracteres usados no documento”, depois clique em OK. Agora, as fontes que não forem padrão do sistema serão incluídas no seu arquivo, para que outros computadores sejam capazes de visualizar o texto corretamente.

Comandos

Utilize atalhos quando possível.Seta Em uma eventual falta de atenção, você pode acabar digitando a mesma palavra duas vezes, ou mesmo escrever de forma incorreta, precisando teclar o backspace várias vezes para excluí-la. Um comando que deixa o procedimento mais rápido é o CTRL + DELETE, caso o cursor esteja posicionado antes da palavra; ou o CTRL + BACKSPACE, se o cursor estiver depois da palavra a ser excluída. Pressionando essa combinação de teclas, você remove rapidamente palavras inteiras do texto.

Seta Criar tabelas no Word é uma tarefa corriqueira para muitos usuários. Porém, perde-se muito tempo e muitos cliques para se criar tabelas, por mais simples que se queira. No Word 2007, há uma maneira extremamente prática de fazer isso: utilizando o sinal de adição (+) e o sinal de subtração (-).

O sinal de adição delimita as colunas e o sinal de subtração, usado repetidas vezes, cria a largura das colunas. Depois de satisfeito, tecle ENTER para que os símbolos sejam transformados em uma tabela. Veja a imagem abaixo, que ilustra o procedimento.

Transformando sinais em tabelas.

Salvando

Seta Muitos usuários do Microsoft Office ainda não atualizaram para a versão 2007, que possui um novo formato de arquivo para facilitar a integração com outros programas. Versões anteriores do Word não são capazes de ler documentos feitos no Word 2007, a menos que o usuário tenha instalado o pacote de compatibilidade. Caso você troque documentos freqüentemente com pessoas que não usam o Word 2007, vale a pena configurar o programa para que sempre salve os arquivos em um formato que versões como 97 e 2003 possam ler.

Clique no botão com o símbolo do Office e depois em “Opções do Word”. Vá até o item “Salvar”, na opção “Salvar arquivos neste formato”, selecione “Documento do Word97-2003 (*.doc)” e clique em OK. Pronto! Agora todos os documentos que você salvar terão o formato compatível qualquer versão do Office a partir da 97.

A AutoRecuperação pode prevenir um desastre.Seta Quem atualiza muitas informações em espaços curtos de tempo, não pode se dar ao luxo de perder um bocado de trabalho porque esqueceu de salvar o documento com freqüência. Para isso serve o arquivo de AutoRecuperação. Contudo, o período de tempo normal que o Word salva é de 10 minutos, o que para o caso mencionado, é muito tempo.

Clique no botão com o síbolo do Office e depois em “Opções do Word”. No item “Salvar”, reduza o intervalo de tempo do item “Salvar informações de AutoRecuperação a cada” para 1 minuto. Assim, você não terá problemas em qualquer eventualidade, como quedas de energia ou travamento do PC.

Não seja tímido: caso você conheça uma ótima dica para os usuários do Word 2007, compartilhe conosco e com a comunidade do Baixaki, utilizando os comentários!



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