O Excel é um ótimo programa para criar tabelas e gráficos estatísticos. Porém, muitas pessoas utilizam o Word para escrever relatórios periódicos utilizando dados do Excel, ou então, o PowerPoint para fazer apresentações com resultados estatísticos exibindo gráficos do Excel.

Para inserir dados e objetos do Excel no Word ou no PowerPoint, basta copiar e colar o conteúdo. No entanto, se esse trabalho for diário e as informações do Excel forem atualizadas, é necessário refazer esse procedimento todo dia.

Microsoft Office e seus truques mirabolantes.Para economizar tempo, é possível vincular células e gráficos do Excel nesses programas e atualizar os dados automaticamente. Pode parecer difícil e complicado, no entanto, você só precisará usar o recurso Colar Especial. Veja como fazer a vinculação nas versões 2003 e 2007 do Microsoft Office.

Microsoft Office 2003

Com a planilha do Excel 2003 aberta, copie o conteúdo das células desejado. Abra o documento Word ou PowerPoint e selecione a opção Colar Especial no menu Editar. Em seguida, selecione a opção Colar Vínculo, localizada à esquerda da janela aberta. Procure pela opção “Planilha do Microsoft Office Excel: objeto” e clique em OK.

Processo simples que economiza muito tempo.

Isso também pode ser feito com Gráficos. Realize o mesmo procedimento descrito acima e selecione a opção “Gráfico do Microsoft Office Excel: objeto” na última janela. 

Insira gráficos e atualize as variações dos dados.

Quando os dados do Excel forem alterados, o documento do Word será atualizado automaticamente, faça um teste. Caso isso não aconteça, clique com o botão direito do mouse no objeto e selecione a opção Atualizar Vínculo. Se isso também não resolver, verifique se o arquivo Excel está na pasta de origem.

Atualize os dados de forma rápida.

Microsoft Office 2007

Para a versão 2007 do Office, o procedimento é basicamente o mesmo. Copie os dados das células do Excel e abra o documento do Word ou PowerPoint 2007. Na aba Início, clique no item Colar e selecione a opção Colar Especial. Em seguida, faça o mesmo procedimento descrito anteriormente.

Uma função especial para ocasiões especiais.

Alternativamente, é possível usar as opções de colagem ao pressionar CTRL+C. Para isso, selecione as opções como indicado nas imagens abaixo:

Diversas opções para células e gráficos Excel.

Com essa dica, não será mais necessário copiar e colar os dados sempre que alterar alguma coisa no Excel. Lembre-se que os arquivos devem permanecer nas pastas de origem, ou então será necessário fazer todo procedimento novamente.

Esperamos que esta dica tenha sido útil para aqueles que trabalham duro para deixar seus relatórios sempre em dia. Quem sabe agora sobre um tempinho para tomar um cafezinho ou ver mais dicas do Office aqui no Baixaki.