Microsoft Office, OpenOffice (e BrOffice), Ashampoo Office, SoftMaker Office e ThinkFree Office são apenas algumas opções de suíte de aplicativos para escritório. Uns são mais completos e outros mais limitados, mas todos com ferramentas essenciais para a criação de textos, planilhas e apresentações de slide.
O mais usado de todos é o Microsoft Office e, portanto, seus formatos de documento acabam também sendo os mais utilizados, suportados inclusive por outros programas que não o da Microsoft. Devido ao destaque alcançado pelo programa, podemos dizer que seus formatos são quase universais.
Office 2007 e os formatos X
Tudo ia praticamente bem até que a Microsoft “inova” e resolve adicionar um X ao formato padrão de seus documentos do Office. Então, o que antes era DOC, PPT e XLS virou DOCX, PPTX e XLSX, o que causou alguns problemas para muita gente, pois nem todo mundo verifica o formato em que salva os documentos e acaba tendo problemas posteriores.
Isso porque além da incompatibilidade entre programas de diferentes desenvolvedores, você encontra problemas do gênero entre versões diferentes do Microsoft Office, pois nativamente as versões 2003 e anteriores não reconhecem os formatos que terminam em X da versão 2007.
Formato livre e outras opções
Mas como nem só de Microsoft vive um usuário de computador, existem ainda alternativas aos programas da empresa de Bill Gates. Uma das mais difundidas no mundo é o ODF (OpenDocument Format), um formato livre e de código aberto, que pode ser utilizado por qualquer programa.
O formato varia de acordo com o tipo de documento (ODT para texto, ODS para planilhas e ODP para apresentações de slides) e é padrão para os programas OpenOffice e sua versão traduzida, o BrOffice.
 |  |
A Microsoft, após uma determinação da Comissão Europeia, passou a trabalhar com o ODF. Assim, a partir do Office 2010, é possível salvar arquivos nos formatos livres, bem como abrir documentos que estejam nesses formatos. O novo suporte vale para o Word, o Excel e o PowerPoint.
E como resolver isso?
Bem, a resolução deste problema é muito simples. Atualmente, a maioria das suítes de aplicativos para escritório suportam os novos formatos da Microsoft. Porém, para garantir que os arquivos salvos sejam utilizáveis em qualquer programa do gênero, basta um pouco de atenção na hora de salvar seus arquivos.
Como todo e qualquer aplicativo de escritório suporta os formatos antigos da Microsoft, acostume-se a salvar tudo nesses formatos. Agora você aprende a fazer isso nos dois principais aplicativos do gênero, o Microsoft Office e o BrOffice/OpenOffice. É simples e pode ser feito por qualquer um.
Microsoft Office
Se você utiliza a versão 2003 ou anterior não precisa se preocupar com este passo, afinal, o formato padrão do programa é justamente o que procuramos. Para quem usa versão 2007 ou posterior, basta selecionar a opção “Documento do Word 97-2003” na seção “Salvar como” do menu do Office.
Se você utilizar o atalho Ctrl + B ou o botão “Salvar” na Barra de ferramentas do programa , basta clicar no campo “Tipo” e selecionar a mesma opção indicada acima, tal qual na imagem a seguir:
As opções apresentadas aqui valem para qualquer programa do Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Access, etc.)
OpenOffice/BrOffice
Se você encontrou no OpenOffice uma alternativa aos preços um tanto quanto salgados do Office da Microsoft, saiba que o processo para salvar nos formatos antigos do programa é bastante simples. Por padrão tanto o OpenOffice quanto o BrOffice salvam nos formados ODF (ODT, ODP, ODS, etc.).
O processo é muito semelhante com o do Microsoft Office: quando for salvar um arquivo pela primeira vez, selecione a opção “Microsoft XXXX 97/2000/XP” na seção “Tipo”, em que XXXX representa o nome do programa (Excel, Word, etc.):
|
|
E se eu recebi um documento com formato incompatível?
Se você recebeu um documento nos novos formatos do Microsoft Office e o programa que você utiliza não é capaz de abri-lo, será necessário realizar algumas ações para resolver isso. Primeiramente, se você usa o Office na versão 2003 ou anterior, pode instalar o Microsoft Office Compatibility Pack for Office 2007, que torna todos os novos formatos compatíveis com o programa.
Se você usa uma suíte de aplicativos não compatível com os formatos DOCX, XLSX e PPTX, pode optar por abrir o arquivo no Google Docs e de lá baixar o arquivo novamente, agora em um formato compatível. Outra opção é usar serviços de conversão como o DOCX Convert Office 2007, aplicativo online que permite visualização e conversão dos novos formatos da Microsoft.
Existe ainda outra situação, como o recebimento de arquivos nos formatos ODF, não suportados pelos aplicativos da Microsoft. Para isso é possível utilizar um conversor online e gratuito de arquivos como o Media-Convert ou então plugins como o Sun ODF Plugin for Microsoft Office que, como o nome deixa bem claro, torna compatíveis o formato ODF e o Microsoft Office.
